Jouw data wil je graag veilig bewaren en opslaan. Zeker wanneer je een eigen bedrijf hebt, is het noodzakelijk om altijd van belangrijke bestanden een back-up te maken. Je wilt namelijk niet dat bij een systeemcrash of computervirus al jouw bestanden ineens verdwenen zijn. Wil je jouw apparaten op een professionele manier beveiligen, ongeacht welk apparaat uitvalt? Maak dan een systeem back-up in de cloud. Hoe je dat doet lees je hier.
Waarom een gegevensback-up voor Microsoft 365 zo belangrijk is
Een gegevensback-up beschermt je wanneer er dataverlies optreedt. Een back-up beschermd ook bij serviceproblemen, hardwarefouten of fouten van gebruikers en/of beheerders. Bijvoorbeeld wanneer er per abuis belangrijke informatie verwijderd is, zoals van een gedeelde OneDrive of SharePoint. Ook kan het voorkomen dat hackers zich toegang verschaffen tot jouw bestanden en deze versleutelen door middel van ransomware. Hierdoor heb je per direct geen toegang meer tot jouw gegevens en moet je betalen om weer toegang te krijgen. Doe je dit niet, dan is de kans dat je nooit meer toegang heeft tot jouw gegevens vrij groot. Het kan ook voorkomen dat een van jouw medewerkers vertrekt en dat oude data in exchange verloren gaat. Het loont zich dus absoluut om een back-up van jouw Microsoft 365 omgeving te maken.
Misverstanden over Microsoft 365
Met Microsoft 365 werk je in de cloud, maar het is niet zo dat de opgeslagen gegevens en bestanden ook automatisch in de cloud opgeslagen worden. Daarvoor heb je een back-up nodig. Het is daarom aan te raden om regelmatig een tussentijdse back-up van jouw gegevens te maken. Je kunt contact met ons opnemen als je interesse hebt in onze online diensten.
Online gegevens opslag
Het opslaan en bewaren van herstel-bestanden is een must anno 2021. Een ongeluk zit immers in een klein hoekje en met een online back-up van jouw gegevens weet je zeker dat je geen belangrijke gegevens kwijt raakt. Voor ondernemers wordt aangeraden om minimaal één keer per dag een systeem back-up te maken.
Hoe recenter hoe beter
Veel mensen denken: “Ach, ik heb al een keer een backup gemaakt. De belangrijkste bestanden heb ik nu wel.” Maar niets is minder waar! Juist voor bedrijven is het echt noodzakelijk om een zo recent mogelijke back-up te hebben. Stel je eens voor: je systeem is onderuit gegaan en je bent alle facturen van het afgelopen jaar kwijt. Dan moeten al deze facturen handmatig weer gefactureerd worden. Dat is niet alleen een berg extra werk, het kan bovendien je huidige werkzaamheden flink vertragen! Denk dus niet dat je er met een back-up van een jaar geleden wel bent. Maak daarom een periodieke back-up van alle relevante gegevens en bestanden.
Synchronisatie met verschillende apparaten (Android & iOS)
Er zijn verschillende manieren van back-ups maken. Je kunt bijvoorbeeld een externe harde schijf aanschaffen, of gegevens op een lokale server opslaan. Een online back-up heeft als voordeel dat de installatie eenvoudig is en het gebruik (meestal) gratis. Bovendien is een online back-up met verschillende apparaten te synchroniseren. Je kunt zowel met Android als iOS systemen een online back-up maken.
Systeem back-up maken via Microsoft OneDrive
Wanneer je gebruik maakt van OneDrive werk je in de cloud, maar dit betekent niet dat er automatisch een herstelfunctie voor jouw geïnfecteerde bestanden wordt gemaakt. Bij OneDrive synchroniseren bestanden, zodra je verbinding met internet maakt. Kort gezegd: wanneer een bestand wordt verwijderd of geïnfecteerd met malware, wordt het bestand automatisch op alle gesynchroniseerde apparaten geïnfecteerd of verwijderd. Het is dan dus ook zeker belangrijk om een back-up te maken, ondanks dat je werkt met Microsoft OneDrive
Werk je met OneDrive of Sharepoint? Dan kun je door middel van online cloud back-updiensten een back-up maken van deze bestanden. Dit is de basis voor het maken van back-ups via Onedrive. Wil je weten hoe je een back-up maakt in Drive? Dat doe je zo; klik met je rechtermuisknop op het wolkje rechts onderin je scherm. Klik vervolgens op ‘Instellingen’ en de tab ‘Back-up maken’. Klik hierna op ‘Mappen bijwerken’, en de mappen Bureaublad, Documenten en Afbeeldingen worden automatisch gesynchroniseerd met OneDrive. Bestanden die je al eerder gesynchroniseerd hebt blijven uiteraard ook behouden.
Passive fallback
Bij een passive fallback wordt er een kopie (‘spiegeling’) gemaakt van een server of omgeving, waardoor je snel weer online bent na een crash of andere calamiteit. Een passive fallback kan grote hoeveelheden data omvatten en kan ingezet worden als primaire server, wanneer de oorspronkelijke server of hardware onverwachts crashed. Een passive fallback kan ook ingezet worden bij de migratie van een netwerk, waarbij de fallback de back-up is van het systeem. Meestal kun je met een passive fallback binnen 24 uur weer volledig operationeel zijn. Dit verschilt van een backup omdat een back-up vooral wordt ingezet als er softwarematig een probleem is (bijvoorbeeld wanneer de verkeerde bestanden verwijderd zijn of wanneer er een virus in de software terecht is gekomen) terwijl een passive fallback als primaire server kan worden ingezet.
Redenen om regelmatig een online back-up te maken
Er zijn verschillende redenen te bedenken waarom het verstandig is om regelmatig online een back-up te maken. Denk bijvoorbeeld aan diefstal van computers of laptops of een brand. Een virus, gegevenshack of een algehele systeemcrash waardoor jouw hele systeem plat komt te liggen zijn ook veelgehoorde redenen om een online backup te maken. In dit soort gevallen ben je blij als je weet dat jouw systeem goed opgeslagen en geback-upt is.
Een online backup biedt je daarnaast zekerheid, want je hebt altijd de laatste versies van jouw facturen, klantgegevens, personeelsgegevens en andere belangrijke zaken opgeslagen. Je hebt hiermee bovendien overal online toegang tot je gegevens en het wordt een stuk makkelijker om verloren gegane gegevens weer te herstellen. Kortom: je bent op alle doemscenario’s voorbereid. In ieder geval op het gebied van gegevensherstel.
Voordelen van een back-up maken voor Microsoft 365
Het maken van een gedegen back-up brengt meerdere voordelen met zich mee. Een van de belangrijkste is uiteraard dat jij jouw gegevens weer kunt herstellen en gegevensverlies kunt minimaliseren. Kies je voor een back-up via DvD-ICT dan wordt het volledige Microsoft 365 pakket beschermd. Back-ups kunnen hierdoor automatisch en meerdere keren per dag worden gemaakt. Hierdoor hoef je minder administratieve taken uit te voeren om jouw bedrijfsgegevens te beschermen. Het is bovendien mogelijk om alle data op afstand te beheren en te herstellen.
Waarom je een back-up maken beter kunt uitbesteden aan DvD-ICT
Het maken van back-ups is een tijdrovende klus waarbij het belangrijk is dat de juiste data opgeslagen wordt. Wanneer je zelf een back-up maakt kan het namelijk zomaar gebeuren dat je alsnog niet de juiste gegevens hebt bewaard. Door het maken van een back-up uit te besteden aan DvD-ICT weet je zeker dat dit op een zo efficiënt mogelijke manier gebeurd en dat de juiste gegevens bewaard blijven.
Hulp nodig? Neem contact met ons op
Meer weten over online back-ups? Of wil je dit graag uitbesteden aan een bedrijf nabij Breda, Etten-Leur, Roosendaal of Oosterhout? DvD-ICT helpt je bij deze vragen en heeft bovendien een ICT helpdesk die u altijd te woord kan staan bij deze problemen. Neem contact met ons op voor de mogelijkheden.