Wanneer er een nieuwe collega gaat starten, zijn er allerlei zaken die geregeld moeten worden. Er moet een werkplek ingericht worden en er moet een bureau komen met een computer of laptop. Die computer of laptop moet verbinding hebben met internet en er moeten andere facilitaire zaken zoals een toegangspas en inlogcodes geregeld worden. Toch zijn er nog meer zaken op ICT-gebied waar je aan moet denken wanneer er een nieuwe medewerker start. In onderstaand ‘draaiboek’ vind je een stappenplan voor zaken die je moet regelen voor nieuwe medewerkers.
Toegang tot de juiste informatiesystemen
Ongeacht met welk systeem jouw organisatie werkt, een nieuwe medewerker moet voordat hij of zij aan zijn eerste werkdag begint toegang krijgen tot de juiste informatiesystemen en applicaties. Afhankelijk van de functie van de nieuwe medewerker bepaal je vooraf waar hij of zij toegang voor dient te krijgen. Komt er bijvoorbeeld een nieuw HR- medewerker die zich bezig gaat houden met facturering, debiteurenadministratie of salarisverwerking? Dan moet er toegang worden gegeven tot HRM en ERP-software zoals het salarisadministratieprogramma, financiële administratieprogramma’s en personeelsbestanden. Komt iemand op een klantenservice te werken, dan dient die medewerker toegang te krijgen tot CRM-software om bij klantgegevens te kunnen en zij moeten de juiste rechten krijgen om klantgegevens te kunnen bewerken. Veelgebruikte informatiesystemen zijn bijvoorbeeld Afas, Sharepoint, Exact, SAP en Oracle. Het is belangrijk om dit te regelen voordat de medewerker aan zijn eerste dag begint, omdat dit ook direct een visitekaartje voor jouw bedrijf afgeeft. Als een medewerker niet direct kan starten met werken, komt dit rommelig over. Zijn de juiste systemen echter klaar voor gebruik en kan de medewerker meteen zijn eerste stappen zetten? Dan geeft dit gelijk een positieve indruk van jouw bedrijf.
Zorg voor de benodigde softwarelicenties
Verlaat een oud-collega jullie bedrijf en komt er een nieuwe medewerker die zijn of haar werkzaamheden gaat overnemen? Dan dienen de licenties voor bepaalde programma’s ook omgezet of aangevraagd te worden. Dit kan bijvoorbeeld een licentie zijn voor Office 365 voor programma’s als Word of Excel, maar ook voor grafische pakketten. Denk hierbij aan een Adobe-licentie, waarmee je via de Creative Cloud toegang krijgt voor software als Photoshop of InDesign. Hierdoor kunnen nieuwelingen sneller productief zijn en zorg je voor een vliegende start.
Zet een e-mailaccount op binnen je Office 365 omgeving
Het opzetten van een eigen e-mailaccount is tevens van essentieel belang voor het goed functioneren van een nieuwe medewerker. Zo kan hij of zij mailen met collega’s, klanten en/of distributeurs. Erg belangrijk, want hierdoor kan de medewerker direct contact leggen en starten met de werkzaamheden.
Maak een overzicht van inlogcodes
Naast een inlogcode voor het nieuwe e-mailaccount zijn er nog meer inlogcodes benodigd om een medewerker goed te kunnen laten functioneren. Zijn die er nog niet, dan dienen deze uiteraard aangemaakt te worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan inlogcodes voor informatiesystemen maar ook voor een werknemersloket of een medewerkersportaal.
Regel een mobiele telefoon met simkaart of vaste lijn
Afhankelijk van de functie krijgen veel medewerkers tegenwoordig een nieuwe of gebruikte telefoon met simkaart. Zorg er daarom voor dat het toestel op tijd binnen is en dat er een simkaart is geregeld voor de nieuwe medewerker. Gaat het bijvoorbeeld om een callcenterfunctie? Zorg er dan voor dat de telefoonlijnen goed werken en dat de medewerker een eigen extensie krijgt. Het is tevens aan te raden om sneltoetsen in te stellen voor veelgebruikte nummers. Dit bespaart veel tijd voor nieuwe medewerkers.
Installeer printers
In veel bedrijven wordt er regelmatig geprint. Zorg er daarom voor dat bestaande printers geïnstalleerd worden en dat medewerkers makkelijk toegang hebben tot deze printers. Ook wanneer er nieuwe printers worden aangeschaft, is het belangrijk dat de juiste stuurprogramma’s geïnstalleerd worden en dat de nieuwe printers ook geïnstalleerd worden voor medewerkers.
Hulp nodig bij het installeren van een nieuwe werkplek? Wij helpen je graag!
Iedere onderneming is anders, daarom is ook ieder draaiboek voor het installeren van een werkplek verschillend. Zou je hier wel een helpende hand bij kunnen gebruiken? DvD-ICT staat graag voor je klaar om je te helpen met het inrichten van de ideale werkplek. Ook het gebruiksklaar maken en installeren van software kunnen we geheel verzorgen, zodat jij hier verder geen omkijken meer naar hebt. Maak een afspraak of geef ons een belletje voor meer informatie!