Tijdens de coronacrisis werkten we massaal thuis. Maar ook na deze crisis, is de verwachting dat steeds meer mensen één of meerdere dagen in de week thuis blijven werken, meer dan voorheen. Er zitten natuurlijk veel voordelen aan verbonden, zeker wanneer er kinderen in het spel zijn. Het is wel belangrijk om rekening te houden met veiligheid bij het thuiswerken, vooral op het gebied van informatiebeveiliging. DvD-ICT vertelt u graag hoe u ervoor kunt zorgen dat medewerkers thuis veilig aan de slag kunnen, zonder dat uw bedrijfsgegevens gevaar lopen.
Maatregelen om medewerkers veilig thuis te laten werken
Allereerst is het belangrijk om manieren waarop medewerkers thuis veilig kunnen werken extra onder de aandacht te brengen. Dring aan op extra sterke wachtwoorden die ze natuurlijk niet zomaar rond mogen laten slingeren. Attendeer ze extra op phishing en zorg ervoor dat medewerkers op de hoogte zijn van de organisatierichtlijnen omtrent informatiebeveiliging. Daarnaast kunt u uw medewerkers op het volgende attenderen:
- Ze moeten altijd gebruik maken van een vertrouwd en beveiligd netwerk. U kunt bijvoorbeeld zorgen voor een VPN (Virtual Private Network).
- Nooit ingaan op phishing mails en deze altijd melden bij de organisatie.
- Altijd de organisatierichtlijnen op het gebied van informatiebeveiliging aanhouden en bewust omgaan met informatie thuis en wat er besproken wordt tijdens een videoconferentie of via berichten.
- Zorg er ook voor dat ze op de hoogte zijn van de richtlijnen van de organisatie op het gebied van hard- en software. Bijvoorbeeld wanneer privé apparatuur gebruikt wordt of wanneer men applicaties wil installeren.
Wat u als organisatie kunt doen om het thuiswerken veiliger te maken
Natuurlijk kunt u als organisatie ook wat maatregelen treffen om ervoor te zorgen dat het thuiswerken veilig verloopt, zoals:
- Zorg voor een VPN of andere veilige thuiswerkoplossing
- Maak zoveel mogelijk gebruik van multifactorauthenticatie en zorg ervoor dat medewerkers sterke wachtwoorden gebruiken
- Zorg voor grotere netwerkcapaciteit zodat alles niet vastloopt of langzamer wordt
- Zorg ervoor dat alle thuiswerkmogelijkheden naar behoren werken
- Zorg ervoor dat de meest recente updates van alle hard- en software geïnstalleerd is
- Zorg ervoor dat de organisatierichtlijnen met betrekking tot thuiswerken bekend zijn bij de medewerkers
- Controleer of de producten die u en uw medewerkers gebruiken, veilig zijn.
Een goede thuiswerkplek creëren: het thuisnetwerk
Het is natuurlijk wel zo prettig om thuis optimaal gebruik te kunnen maken van uw internetverbinding, zonder storingen of andere vervelende bijkomstigheden. Zeker wanneer u thuis werkt. Maar wat is een thuisnetwerk precies? Hoe kunt u een thuisnetwerk maken en hoe werkt het? Dat is niet zo moeilijk. Hoewel ieder thuisnetwerk er anders uitziet, is de basis overal hetzelfde. Een thuisnetwerk bestaat uit een modem, router en een switch. Als u zich dus afvraagt: “wat heb ik nodig voor een thuisnetwerk?” dan zijn het deze drie dingen (die vaak in één kastje zitten).
Hoe werkt een thuisnetwerk?
Een thuisnetwerk heeft u dus nodig om uw PC te verbinden met internet, maar heeft u ook nodig om uw PC met een andere PC in huis te kunnen verbinden. Dit is best ingewikkeld, daarom zijn er wereldwijd afspraken gemaakt. Hier moet iedere hard- en softwarefabrikant zich aan houden. Doordat fabrikanten zich aan deze afspraken houden, kunnen alle merken netwerkapparatuur met elkaar gekoppeld worden.
Tips voor een uitstekend werkend thuisnetwerk
Als u vaak storingen ondervindt en hier minder vaak last van wil hebben, kunt u ervoor kiezen om een bedrade verbinding aan te leggen. Een bedrade verbinding werkt namelijk altijd beter dan een draadloze verbinding. Echter zitten hier natuurlijk ook nadelen aan. Zo moet u uw laptop bijvoorbeeld altijd aan een netwerkkabel hebben hangen, en dat is natuurlijk niet zo handig. Het is aan te raden om alleen gebruik te maken van wifi als het uiterst onpraktisch of zelfs onmogelijk is om met een netwerkkabel te werken. In veel gevallen werkt wifi gewoon prima, maar het kan zo zijn dat u wat problemen ondervindt. Gelukkig kunt u op veel verschillende manieren wifi problemen oplossen. De allerbeste oplossing is om het wifi-toegangspunt fysiek te verplaatsen. Vaak wordt het signaal namelijk verstoord door meubels of apparatuur in huis. Een centrale plek in je woning is eigenlijk het beste. Dit gaat soms alleen lastig, omdat vaak de modem en router in één kastje zitten. Het is namelijk het beste om uw modem zo dicht mogelijk bij de plek waar de internetverbinding uw huis binnenkomt te zetten, en uw wifi router op een centrale plek in de woning.
Andere opties voor een beter netwerk
Er zijn nog andere dingen die je kunt proberen om een beter thuisnetwerk te creëren. Zo kunt u kiezen voor een USB-dongel. U kunt er een kopen en deze aansluiten via een USB-verlengkabel. Zo heeft u een soort mobiele wifi-antenne en is de kans groot dat u het toegangspunt beter op kunt vangen. Wat ook vaak voorkomt, is dat u vroeger één netwerkkabel naar bijvoorbeeld je tv of vaste PC gelegd hebt, maar u tegenwoordig een stuk meer apparaten hebt die netwerkverbinding vereisen. Wat u dan het beste kunt doen, is een switch aanschaffen die u aansluit die de netwerkkabel die je al hebt. Vervolgens sluit u alle apparatuur waar u internetverbinding op wil hebben aan, en kunt u via één netwerkkabel toch gebruik maken van stabiel en snel internet.
Online (thuis)werken: Zakelijk gebruik van smartphones
Tegenwoordig heeft iedereen een smartphone, zowel jong als oud gebruiken de toestellen. Maar, gebruikt u deze ook zakelijk? Een smartphone geeft met alle beschikbare apps en functies, veel extra gemakken. Dus waarom zou u die niet gebruiken? Koppel uw mail boxen, agenda’s en contacten met elkaar. Gebruik apps voor het beheren van apparaten en functies op kantoor. Zo is het tegenwoordig mogelijk om bijvoorbeeld het licht, of de verwarming op afstand te bedienen.
De kracht van social
We noemen het bewust social, omdat er veel meer functies onder vallen dan bijvoorbeeld alleen Facebook. Uiteraard is het slim om deze sociale media te gebruiken voor het delen van informatie. Maar denk ook aan een online video programma! Hierdoor is het gemakkelijk om contact te maken of te overleggen met zakelijke contacten die verder weg zijn. Voor deze videofunctie zijn meerdere makkelijke softwareprogramma’s beschikbaar.
Cloud: altijd en overal beschikbaar
Software en informatie is altijd en overal beschikbaar, zeker online. Door deze gegevens ook op te slaan op service, zoals een online cloud, krijgt u er een aantal voordelen bij: altijd recente en beschikbare software, minder ICT-problemen en daarmee ook lagere ICT-kosten. Daarnaast weten DvD-ICT alles over het beveiligen van dit soort vertrouwelijke netwerken, waardoor u zich daar geen zorgen over hoeft te maken. Daarnaast is Wi-Fi, ook wel draadloos internet, erg belangrijk voor uw bedrijf. Zeker met alle apparaten die tegenwoordig verbonden zijn met elkaar, is Wi-Fi cruciaal.
Online samenwerken
Door alle technologische ontwikkelingen is het makkelijker om online samen te werken, ook op afstand. Denk aan kennis delen, belangrijke informatie mee delen of een wiki opzetten. DvD-ICT weet het belang hiervoor en bieden dit in pakketten aan, zoals Exchange Online. Bent u als bedrijf helemaal up-to-date wat betreft de laatste trends en software?
Hulp nodig bij het faciliteren van veilig thuiswerken?
Wilt u een VPN aanleggen of uw netwerk uitbreiden zodat het voldoet aan de capaciteit die nodig is om iedereen veilig te laten thuiswerken? Heeft u advies nodig over beveiliging van netwerken? DvD-ICT staat voor u klaar! Neem gerust contact met ons op.