ICT voordelig en efficiënt inrichten

ICT voordelig en efficiënt inrichten

Het zal u vast niet ontgaan zijn dat de kosten in 2022 nu al behoorlijk zijn opgelopen ten opzichte van vorig jaar. In januari 2022 is de inflatie volgens voorlopige ramingen opgelopen tot 7,6 procent, en de verwachting is dat de inflatie voorlopig nog wel even aan zal houden. Dit merkt u als bedrijf in de kosten: alles wordt duurder, daarom is het belangrijk om de kosten in 2022 zoveel mogelijk te beperken en om efficiënter te werken. Zo kunt u onder meer uw ICT efficiënter en voordeliger inrichten. Hoe u dat doet, lees je hier.

Hoe is het gesteld met de IT infrastructuur van uw bedrijf?

Vrijwel ieder bedrijf heeft een IT-infrastructuur. Vaak is hier goed over nagedacht, en denkt u daarom dat het allemaal wel goed zit. Echter kan het bij heel veel bedrijven een stuk beter! De IT infrastructuur van uw bedrijf moet namelijk met uw bedrijf meegroeien en veel bedrijven blijven teren op wat ooit is opgezet is. De definitie van IT infrastructuur omvat alle software, hardware, netwerken en informatiefaciliteiten die nodig zijn om applicaties en andere IT-diensten te leveren, ondersteunen, testen en bewaken. Het gaat hier om de infrastructuur van alle informatietechnologie. Uit deze definitie van IT infrastructuur blijkt al dat dit de basis is van uw digitale organisatie. Heeft uw bedrijf eigenlijk een veilig IT infrastructuur, of zit daar nog wat verbetering in?

De inventarisatie van uw IT infrastructuur

Het is dus belangrijk om regelmatig te controleren hoe uw IT infrastructuur ervoor staat. IT hoort uw bedrijf namelijk te ondersteunen en niet alleen maar extra werk op te leveren. U kunt in kaart brengen of uw IT infrastructuur uw organisatie nog goed van dienst is, door de volgende aspecten na te gaan:

  • Moeten medewerkers regelmatig zaken handmatig invoeren? Dat is een van de tekenen dat het niet helemaal goed gaat met uw infrastructuur. Wanneer mensen als interface gaan dienen, kunnen er fouten ontstaan wat natuurlijk leidt tot inconsistente data. Daarnaast is het een flinke kostenpost. Medewerkers kunnen zo namelijk minder tijd besteden aan meer waardevolle activiteiten.
  • Bent u juist wel blij met uw IT infrastructuur, omdat deze volgens u helemaal gefinetuned is op uw bedrijf? Denk daar nog eens over na. Het is namelijk ook niet goed om te veel point solutions te hebben. Des te meer point solutions, des te meer interfaces om deze point solutions te verbinden. Dit moet vaak ook weer handmatig ingevoerd worden.
  • Ook een teveel aan applicaties kan funest zijn. Wanneer elke bedrijfsapplicatie een antwoord is op een bepaalde vraag, gaat er automatisch ook veel overlap tussen verschillende applicaties zitten. Overbodige applicaties zorgen voor overbodige interfaces en gaan ten koste van applicaties die wel waarde toevoegen.
  • Ziet uw interface er erg mooi en overzichtelijk uit? Laat dit niet de illusie wekken dat het systeem eromheen ook goed werkt! Een applicatie-integratie is vaak geen oplossing voor complexe issues in uw infrastructuur. Het verhult veel en lost weinig op.

Hulp bij het verbeteren van uw IT infrastructuur

Wanneer u, na het lezen van bovenstaande punten, toch begint te twijfelen aan uw infrastructuur, is het slim om er eens iemand naar te laten kijken, zoals een netwerkbeheerder of systeembeheerder. DvD-ICT is er voor al uw IT-vraagstukken. U kunt bij ons terecht voor enkele projecten, maar ook wanneer u voor een langere tijd een netwerk- of systeembeheerder nodig hebt om uw IT infrastructuur weer helemaal op orde te krijgen, kunt u ons inschakelen voor ICT detachering. Dan zorgen wij ervoor dat uw infrastructuur weer 100% ondersteunend aan uw bedrijf is.

Kosten besparen op jouw ICT

Wanneer uw organisatie groeit, dan groeit ICT mee met het bedrijf. De afgelopen jaren is ICT alleen maar belangrijker geworden voor organisaties en voor veel bedrijven is het dan ook een onmisbaar onderdeel van hun bedrijfsvoering. Dit heeft tot gevolg dat er steeds meer vraag is naar ICT-diensten en oplossingen. Een goede ICT-infrastructuur is daarom onontbeerlijk, maar dit wil niet zeggen dat u hier geen kosten op kunt besparen. Door op verschillende vlakken kritisch te kijken naar uw ICT-infrastructuur, kunt u hier veel voordeel in behalen.

Verouderde systemen, hardware en software updaten 

Een van de meest voorkomende zaken is dat bedrijven vaak te lang doorwerken met verouderde systemen, hardware en software. Nieuwe spullen en systemen aanschaffen kost geld, en u wilt het liefste besparen op kosten. Toch brengt het werken met oude spullen en verouderde systemen vaak op de lange termijn meer extra kosten met zich mee. Dit komt bijvoorbeeld doordat hardware aan vervanging toe is of omdat uw bestaande systemen niet meer passen bij de veranderende organisatie. Het is daarom beter om regelmatig uw systemen, hardware en software te laten onderhouden zodat deze up-to-date blijven. Systeembeheer en netwerkbeheer uitbesteden is dan een goede optie. Een andere mogelijkheid is overstappen naar werken in de cloud. Hierdoor kunnen veel organisaties efficiënter werken en het scheelt een hoop in kosten op lange termijn.

Gaat het om een update of een upgrade? 

Niet veel mensen weten het verschil tussen een update en een upgrade, zeker niet als het aankomt op software. Er is echter een groot verschil en deze twee termen kunnen zeker niet door elkaar gebruikt worden. Moet de boel geüpdatet worden, dan gaat het vaak om bugs die opgelost zijn; de oorspronkelijke applicatie blijft hetzelfde. Bij een upgrade is dat niet het geval. Wanneer er een upgrade van de software is, wordt deze opnieuw geïnstalleerd en zijn er vaak ook veranderingen in de functionaliteit en de gebruikersfunctie. Is het niet helemaal duidelijk, dan kunt u ook altijd naar het versienummer van de software kijken. Gaat het bijvoorbeeld van 1.0 naar 1.1, dan gaat het vrijwel altijd om een update. Gaat het nummer van 1.0 naar 2.0, dan heeft u waarschijnlijk te maken met een upgrade. 

Hoe gaat u om met een update of upgrade? 

Het verschil tussen een update en een upgrade, zit er ook in hoe u ermee omgaat. Het is zeer aan te raden om, wanneer zich een update voordoet, dit direct door te voeren. Een update is vaak een stap voorwaarts in stabiliteit en veiligheid en het implementeren van een update is zo gedaan. Een upgrade is dus groter en heeft ook grotere impact. Veel bedrijven zullen daarom eerst wat bedenktijd willen en zich erin willen verdiepen wat de upgrade precies inhoudt. Vaak wordt er wat terughoudend op gereageerd want de huidige versie draait goed en iedereen weet hoe ermee gewerkt moet worden. Het kan ook zo zijn dat de nieuwe versie hardware vereist die u nog niet in huis hebt of misschien is er wel onvoldoende geld in kas om de kosten van een upgrade te kunnen opbrengen. 

Waarom wel direct een upgrade uitvoeren? 

Over updates wordt vaak niet zo moeilijk gedaan; bij de meeste bedrijven worden deze redelijk snel uitgevoerd. Bij upgrades is dat, om bovenstaande redenen, wel anders. Toch zijn er ook goede redenen om wel direct een upgrade uit te voeren. Van uitstel komt namelijk vaak afstel, terwijl upgrades vaak wel een goede verbetering zijn van de software. Denk eens aan de volgende redenen wanneer een upgrade zich voordoet: 

  • Zowel bij updates als bij upgrades geldt hetzelfde; het is vaak een goede investering in de bedrijfsveiligheid. Hackers zullen altijd eerst de meest bekende en gangbare trucjes inzetten om te kunnen inbreken. Hoe langer u dezelfde versie van een applicatie hebt, des te meer mogelijkheden hackers hebben om binnen te komen. 
  • Upgrades zorgen er vaak voor dat applicaties functioneler zijn efficiënter werken. Dat zorgt voor een verhoogde productiviteit. Daarnaast, doordat er minder veiligheidsrisico is, gaat er ook geen tijd verloren aan beveiligingsissues. Het doen van een upgrade van software zorgt dus vrijwel altijd voor verhoogde productiviteit. 
  • Het gaat frustratie op de werkvloer tegen. Oude applicaties werken slechter en zijn voorzien van allerlei ongemakken en bugs. Dat zorgt voor frustraties en stress op de werkvloer en dat wil natuurlijk niemand. 

Controleer of er aflopende contracten zijn

Veel ICT-contracten worden niet automatisch verlengd. Dit kan daarom het perfecte moment zijn om uw contracten te controleren. Wilt u alles nog steeds in eigen beheer doen of besteedt u het liever uit? Uitbesteden heeft bovendien als extra voordeel dat uw eigen IT-beheerders zich meer kunnen bezighouden met het verbeteren en innoveren van de business, wat weer extra geld oplevert. 

Kijk of er geen onnodige licenties en schakels zijn

Heel leuk dat er allerlei licenties zijn aangeschaft, maar worden deze allemaal nog wel gebruikt? Door kritisch te kijken naar de bestaande licenties en functionaliteiten kunt u verschillende mogelijk afschaffen, waardoor u kosten kunt besparen. Kijk ook of er meerdere mensen zijn die van een licentie gebruik kunnen maken, zodat u niet per persoon een aparte licentie hoeft aan te schaffen. Hetzelfde geldt voor uw servers en databases. Worden ze allemaal nog wel gebruikt, en bij welke applicatie of IT-dienst horen deze databases eigenlijk? Worden servers of databases niet meer gebruikt (denk aan ongebruikte ontwikkel- of testomgevingen of servers van uitgefaseerde applicaties) dan is het belangrijk om deze goed te identificeren en te (laten) verwijderen. Dit biedt een grote mogelijkheid om kosten te besparen. Controleer ook of er geen overcapaciteit is op servers en laat per server de bezettingsgraad meten, zodat overcapaciteit voorkomen kan worden.

Automatiseer beheertaken

In veel organisaties worden automatiseer- en beheertaken nog steeds handmatig uitgevoerd. Ook de bijbehorende communicatie vindt vaak plaats via e-mail. Het uitvoeren van deze taken neemt veel tijd in beslag, terwijl deze mogelijk prima geautomatiseerd kunnen worden. U kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan het het aanpassen van gebruikersrechten, en het installeren en autoriseren van software voor medewerkers. Door beheertaken te automatiseren kunnen bestaande IT-processen geoptimaliseerd worden. Dit leidt tot minder fouten en hetzelfde werk kan sneller uitgevoerd worden. Door te kiezen voor ICT-detachering zorg je ervoor dat dit goed geregeld wordt.

6 ICT tips op een rijtje

Alles wat u automatiseert, valt onder ICT. Een goede ICT-omgeving helpt u bij een effectieve en efficiënte werkwijze. U richt zich op hetgeen dat u belangrijk vindt. U moet er dan wel voor zorgen dat u de ICT goed op orde heeft. Daarom zetten we een aantal tips op een rijtje.

Laat het goed aansluiten

Hoe harder u groeit, hoe meer ICT er om de hoek komt kijken. Ga er niet vanuit dat het allemaal vanzelf mee groeit, maar neem maatregelen. Zorg dat alles goed is aangesloten en dat u daar zelf geen omkijken naar heeft. Al uw apparaten werken op dezelfde server en die server moet dat wel aankunnen. Een goed begin is het halve werk, dat zeggen ze niet voor niks. Als alles in het begin vakkundig aangesloten wordt, heeft u er veel meer profijt van.

Werken in de cloud

U heeft er ongetwijfeld al wat over gehoord: werken in de cloud. Ideaal, want het is minder complex en u kunt werkelijk overal werken. U hoeft geen servers aan te schaffen. U neemt enkel de opslag af die u ook daadwerkelijk gebruikt. Het bespaart dus kosten en ook tijd. Er wordt tevens gezorgd dat uw data veilig staat en geüpdatet wordt.

Systeembeheer uitbesteden

Houdt u liever alles onder uw eigen dak en is in de cloud werken niks voor u? Kies er dan voor om uw systeembeheer uit te besteden. Zo heeft u geen omkijken naar uw servers en of er updates gedraaid moeten worden. Mocht er een storing zijn? Dan staan wij als de ICT-expert direct voor u klaar om het op te lossen. Wel zo fijn als u zelf weinig verstand heeft van ICT.

Houd het simpel

Zorg dat u uw processen zo simpel mogelijk houdt. Bied standaard pakketten aan en ga niet voor iedereen een aparte prijs rekenen. Doet u dit wel? Dan is het moeilijker om alles te automatiseren. U of uw medewerkers moeten dan veel handmatig invoeren en dat gaat erg veel tijd kosten.

Blijf updaten

Software en ook apparatuur verouderen en daarom zijn updates erg belangrijk. Is uw apparatuur al wat ouder? U hoeft deze niet direct te vervangen. Het is ook mogelijk om een SSD schijf aan te schaffen en enkel dit onderdeel te vervangen. Uw computer werkt weer als nieuw en is een stuk sneller. Ook software moet u blijven updaten. Dit zorgt er namelijk voor dat uw data goed beveiligd blijft en dat het niet toegankelijk is voor onbevoegden.

Houd het overzichtelijk

Zorg dat uw apparaten allemaal goed op elkaar afgestemd zijn. Zodat belangrijke informatie bij de een wel zichtbaar is, maar bij de ander niet. Door het gebruik van verschillende apparaten, komt het wel eens voor dat er op verschillende plaatsen belangrijke informatie wordt opgeslagen. Als dit niet goed gesynchroniseerd wordt, heeft u de kans dat deze informatie uiteindelijk vergeten of verwijderd wordt.

Hoe investeren in ICT tot tijdwinst leidt

ICT is er om het werk makkelijker te maken. Echter kan het ook averechts werken wanneer de ICT binnen een bedrijf niet goed functioneert. In dit geval wordt er dus kostbare tijd verloren. In de praktijk komt dit bij erg veel bedrijven voor. Daarom leggen we uit hoe een ICT investering kan leiden tot tijdwinst en diverse andere verbeteringen.

Investeren in ICT zorgt voor tijdwinst

De kans is groot dat u wel eens met een bedrijf hebt gebeld en te horen hebt gekregen dat u even moest wachten omdat het systeem vastliep. Ook heeft u waarschijnlijk wel eens in een winkel gestaan en moest u wachten omdat de computer traag was. Dit zijn namelijk dingen die bij veel bedrijven dagelijks voorkomen. Wanneer u al die keren dat er gewacht moet worden tot een systeem is opgestart bij elkaar optelt, wordt er wekelijks toch aardig wat tijd verloren. Dit is uiteraard niet gunstig voor de productiviteit van een bedrijf. Daarnaast is het ook nog eens niet klantvriendelijk wanneer u iedere keer iemand moet laten wachten. Het is voor een bedrijf dus ontzettend belangrijk dat ICT processen zo snel en gemakkelijk mogelijk verlopen. Op deze manier kan er tijdwinst behaald worden, en dus meer omzet.

Een ICT investering doen

Wanneer een programma vastloopt, wordt de schuld al snel op de PC geschoven. Echter is het bedrijf in de meeste gevallen zelf verantwoordelijk voor een slecht werkend ICT systeem. Bij dergelijke bedrijven wordt er namelijk vaak gewerkt met verouderde ICT systemen. Dit soort systemen zijn traag geworden, en zijn bovendien niet meer up-to-date. De oplossing hiervoor is een ICT investering doen. Door gebruik te maken van nieuwe PC’s, moderne software en een goed wifi-netwerk kan er veel tijd gewonnen worden. Om te zorgen dat uw nieuwe ICT systeem of netwerk goed aangesloten en onderhouden wordt, kunt u bij ons terecht voor systeembeheer en netwerkbeheer

Naast dat moderne systemen sneller zijn, werken ze vaak ook een stuk efficiënter. Zo kunnen bepaalde processen bijvoorbeeld geautomatiseerd worden. Een ICT investering betaald zich dus terug in een hogere productiviteit en klanttevredenheid. Bovendien bespaart het een hoop frustratie en zijn moderne ICT systemen beter beveiligd tegen hackers en virussen. 

Investeren in ICT kennis

Naast slecht werkende ICT systemen kan het probleem ook liggen bij een gebrek aan ICT kennis. Zo weet het personeel bijvoorbeeld niet goed hoe ze met bepaalde software moeten werken, worden systemen niet up-to-date gehouden of weten medewerkers niet wat ze moeten doen wanneer er een probleem ontstaat. Om te voorkomen dat u vervolgens uren kwijt bent met het zoeken naar de oplossing, is het verstandig om te investeren in een ICT-helpdesk. Ook hierbij kan DvD-ICT uw bedrijf van dienst zijn. 

Geen verstand van uw ICT omgeving, niemand hiervoor in huis? Dan doet u er verstandig aan om bijvoorbeeld ons als ICT-specialist in de armen te nemen. Wij helpen en ondersteunen u graag bij het onderhouden van uw ICT. Dit scheelt u tijd en u krijgt er zekerheid voor terug! Neem contact op voor de mogelijkheden.

 

Facebook
Twitter
LinkedIn