Alles over werken in de cloud

Werken in de cloud is een veelbesproken onderwerp. Zo veelbesproken, dat de meest voor de hand liggende vragen niet meer gesteld durven worden. Wat is eigenlijk de betekenis van werken in de cloud? Hoe werkt werken in de cloud en is het wel veilig? Wat zijn de voor- en nadelen van werken in de cloud? In dit artikel vertellen we je alles wat je moet weten over werken in de cloud!

Hoe werkt werken in de cloud?

Hoe werkt werken in de cloud nu eigenlijk? Ja, we weten dat je bestanden dan “op internet” worden opgeslagen. Maar waar en hoe dan precies? Laten we beginnen met de benaming, “de cloud”. Vertaald vanuit het Engels betekent dit natuurlijk wolk. Hier is waarschijnlijk voor gekozen omdat een wolk, net als het internet, niet tastbaar is. Om het heel simpel uit te leggen, is de cloud ook eigenlijk gewoon een gedeelte van het internet. Je logt namelijk in op een cloudserver die als het ware “aan het internet” hangt. Je kunt dan inloggen vanuit elke locatie, of je nu op kantoor bent, in de trein zit of op vakantie bent in Italië. Ga je met het bedrijf werken in de cloud, dan gaan alle bestanden die nu op je computer opgeslagen zijn, naar deze cloudserver en kun je daar dus te allen tijde bij. De betekenis van in de cloud werken, is in principe dat het opslaan en opvragen van je bestanden niet op je eigen locatie, zoals je eigen computer, gebeurt. Echter hoeft dit niet altijd via internet te gebeuren, het kan namelijk ook via eigen verbindingen. Dit gebeurt vaak in grote bedrijven om alles goed te kunnen beveiligen.

Hulp nodig bij het installeren van uw cloud omgeving? DvD-ict gaat te werk in onder andere Breda, Etten-Leur, Roosendaal en Oosterhout.

De voor- en nadelen van werken in de cloud

Werken in de cloud bestaat al even, maar er zijn nog genoeg mensen die zich afvragen waarom ze precies in de cloud moeten gaan werken? Wat zijn daar de voordelen van? En zijn er ook nadelen? We vertellen je graag waarom mensen in de cloud werken. De voordelen van werken in de cloud zijn onder andere:

• Het is milieuvriendelijk. Als een bedrijf offline werkt, zijn er veel servers nodig om alles op te kunnen slaan. Echter wordt niet al die serverruimte gebruikt, maar wordt er wel veel stroom verbruikt. Als je als bedrijf in de cloud werkt, dan gebruik je alleen de serverruimte die je nodig hebt. Zo is je zogeheten “CO2 voetafdruk” een stuk kleiner en werk je dus milieuvriendelijker. Dit kan voor je bedrijf ook een goed visitekaartje zijn naar klanten en partners toe.
• Je bedrijf is een stuk flexibeler. Groeit je bedrijf in aantal medewerkers, dan groeit de clouddienst met je mee. Je kunt makkelijk nieuwe abonnementen en toegang verschaffen voor nieuwe medewerkers. Maar ook als het even wat minder gaat, kun je je abonnement aanpassen.
• Je kunt makkelijker samenwerken met collega’s. Als je nu nog offline werkt, merk je vast dat je vaak documenten onderling heen en weer aan het sturen bent. Dit is eigenlijk heel onhandig en omslachtig. Als je werkt in de cloud, kun je met zijn allen in één bestand tegelijk werken als je dat wil. Zo kun je een stuk effectiever werken, wordt de samenwerking beter en is er ook een betere efficiëntie in documentbeheer.
• Je hoeft minder aandacht te besteden aan systeembeheer. Sommige grote bedrijven moeten zelfs een systeembeheerder inhuren om alles vlekkeloos te laten verlopen. Er is een stuk minder technische kennis nodig om alles goed te laten draaien als iedereen in de cloud werkt.
• De investering is een stuk lager. Dat komt doordat je als bedrijf niet meer hoeft te investeren in eigen servers met een daarbij horend servicecontract en systeembeheerders. Daarnaast betaal je bij een abonnement voor werken in de cloud vaak alleen voor de capaciteit die je gebruikt, en niet voor ongebruikte capaciteit, wat natuurlijk ook veel in de kosten kan schelen.
• Het grootste voordeel van werken in de cloud en daarmee ook het voordeel dat het meest besproken is, is dat je plaats- en tijdonafhankelijk kunt werken. Zoals we al eerder noemden, kun je overal bij je bestanden, zolang je maar een netwerk- of internetverbinding hebt. Hierdoor zijn medewerkers niet meer gebonden aan kantoortijden en kunnen ze bijvoorbeeld wat later beginnen en ‘s avonds doorwerken als ze dat willen. Het geeft medewerkers meer flexibiliteit, waardoor ze al snel lekkerder in hun vel zitten en zelf de verdeling tussen werken en privé bij kunnen houden.

Zoals je kunt lezen, heeft werken in de cloud heel veel voordelen. Maar zoals alles, kan ook werken in de cloud wat nadelen hebben. Zo worden als nadelen vaak genoemd dat je altijd internetverbinding nodig hebt om toegang te krijgen tot de cloud. De afhankelijkheid van een internetverbinding is dus groot. Echter heeft vrijwel iedereen in huis inmiddels een stabiele internetverbinding en is dit ook op kantoor het geval. De nadelen wegen in dit geval dus zeker niet op tegen de grote voordelen die werken in de cloud biedt!

Werken in de cloud: voor particulier en zakelijk gebruik

De cloud is er niet alleen voor zakelijk gebruik; ook particulieren kunnen er gebruik van maken. Als je een eigen bedrijfje hebt, maar ook voor het opslaan van privé documenten, is de cloud een uitkomst. Heb je bijvoorbeeld heel veel foto’s of andere grote bestanden, dan is het slim om deze op te slaan in de cloud. Je kunt er dan altijd bij, maar het neemt dan geen schijfruimte in op je computer. Echt werken in de cloud, wordt natuurlijk wel vaak voor zakelijke doeleinden gebruik. Zakelijk werken in de cloud is zo populair, omdat je erg makkelijk kunt samenwerken. Samenwerken is namelijk ideaal in de cloud; je kunt tegelijk in hetzelfde bestand werken. Dus zowel voor zakelijk als particulier gebruik is de cloud ideaal.

Hoe veilig is werken in de cloud?

De cloud is iets ontastbaars. Als we iets opslaan op onze computer, weten we dat dit op de schijf gezet wordt. Dit kun je zelf beveiligen met diverse programma’s en wachtwoorden. Bij de cloud ligt dat anders en omdat het iets ontastbaars is, vragen veel mensen zich af of werken in de cloud wel echt veilig is. Dit begint bij het kiezen van de clouddienst. Vergelijk het met de opslag van je bestanden op een externe harde schijf, die je onderbrengt bij een ander. Dat moet natuurlijk wel iemand zijn die je vertrouwt. Clouddiensten hebben namelijk vrijwel altijd toegang tot je gegevens en bestanden. We geven je graag een aantal tips om je werk in de cloud goed te beveiligen:

• kies een goed wachtwoord. Je wil natuurlijk een wachtwoord dat je goed kunt onthouden, maar het moet niet te makkelijk worden. Kies niet voor wachtwoorden met bijvoorbeeld 123 of de naam van een familielid, geliefde of zelfs het bedrijf. De beste wachtwoorden zijn woorden die niet bestaan (in geen enkele taal) en die kleine letters, hoofdletters, cijfers en leestekens combineren. Dat is misschien moeilijk om te onthouden, maar daar kun je een ezelsbruggetje voor bedenken, zoals de eerste letters van de woorden in een bepaalde zin.
• je kunt ook kiezen voor een extra verificatie. Deze extra beveiliging is vaak een code die je nodig hebt om in te loggen, die je als je inlogt op een andere computer, toegestuurd krijgt via sms of e-mail.
• controleer regelmatig wie er nog toegang hebben tot jouw bestanden. Dit kun je bij iedere cloudaanbieder doen, vaak staat dit bij instellingen. Controleer of dit allemaal nog klopt en zet de toegang uit bij mensen die niets (meer) met jouw bestanden van doen hebben.
• beveilig je bestanden met encryptie. Hiermee kun je voorkomen dat een clouddienst of andere mensen je bestanden leesbaar kunnen maken. Je gegevens worden met encryptie extra versleuteld en worden bij de clouddienst “onleesbaar” opgeslagen. Met de juiste software, sleutel of wachtwoord maak je je bestanden weer “leesbaar”. Hier heb je dus wel extra software voor nodig.  

Aanbieders van werken in de cloud

Als je dus graag wil werken in de cloud, moet je op zoek naar een aanbieder; een clouddienst. We hadden het er net al even over, het moet er natuurlijk een zijn die je vertrouwt. Er zijn verschillende aanbieders van werken in de cloud, zoals:

• iCloud: werken in de cloud met je Apple apparaat. Heb je een iPad, iPhone, iMac of Macbook, dan kom je al snel uit bij iCloud, de clouddienst van Apple. In principe werkt dit ook met andere besturingssystemen zoals Windows en Android, maar het werkt toch echt het best op Apple producten en is dus ook ideaal voor werken in de cloud op een Apple apparaat.
• Google Drive: werken in de cloud met Google. Google Drive begon als Google Docs; een plek om gedeelde documenten in op te slaan. Inmiddels kun je het voor nog veel meer zaken gebruiken. Google Drive biedt veel opslagruimte, voor particulieren is tot wel 15GB gratis en met Google Apps for Business kun je tot 16TB aan geheugen krijgen.
• Microsoft OneDrive: werken in de cloud met Microsoft. Dit heeft veel verschillende toepassingen en wordt ook vaak in zakelijk verband gebruikt, omdat dit goed samenwerkt met andere Microsoft applicaties, zoals Office. Men kan dan ook kiezen voor Office 365; de online versie van bijvoorbeeld Word, Powerpoint en Excel.
• Dropbox: een app die niet direct gekoppeld is aan een besturingssysteem. Je kunt er verschillende documenten op kwijt en er zijn apps voor vrijwel alle besturingssystemen. Je kunt makkelijk een map op je computer aanmaken die inhoud met de cloud delen, maar je kunt ook via de website naar Dropbox zelf gaan.

Verschillende soorten cloudaanbieders

Er zijn veel verschillende soorten cloudaanbieders die verschillende services bieden. Wil je graag gaan werken in de cloud dan dan moet je een keuze maken tussen de volgende verschillende Cloud-services:

• IaaS: Infrastructure as a Service. Hierbij wordt de infrastructuur samen met alle netwerkelementen naar de cloud verplaatst. De eindgebruiker heeft het beheer op de systeem, applicaties en de data. Het voordeel van IaaS is dat je zelf de hardware niet hoeft aan te schaffen maar dat je aan abonnement op basis van gebruik afsluit. Je betaalt dan ook alleen wanneer je daadwerkelijk gebruik maakt van de infrastructuur, wat kan leiden tot diverse besparingen.
• PaaS: Platform as a Service. Hierbij wordt niet alleen de hardware, maar ook het operating system en de databases naar de cloud geplaatst. Het is erg effectief, tijdbesparend en kostenefficiënt doordat u geen omkijken meer heeft naar onderhoud.
• SaaS: Software as a Service. Dit is veruit de populairste cloudoplossing. Het zijn applicaties die in zijn geheel beheerd worden door de leverancier van de applicatie. Alles wordt geregeld, het enige wat jij hoeft te doen is er bestanden in opslaan!

Wat kost werken in de cloud?

Het werken in de cloud heeft dus veel voordelen en je kunt zelf kiezen wat voor soort dienst het best bij jouw organisatie past. Maar wat kost dat werken in de cloud eigenlijk? Is het gratis of moet je er wel voor betalen? En is het dan goedkoper dan “on premise”? Bedrijven die hun ICT nog “on premise” hebben, zullen misschien aangeven dat het helemaal niet zo veel geld kost. In principe klopt dat ook wel, want de licenties zelf kosten per jaar niet veel. Echter kost het indirect wel veel geld, want je hebt personeel nodig om alles draaiende te houden, je moet de servers om de paar jaar vervangen en wanneer nodig moet je de geheugencapaciteit uitbreiden. Werken in de cloud is niet gratis, je betaalt er meestal per gebruiker voor. Echter zijn bij de kosten voor werken in de cloud wel alle zaken inbegrepen. Zo heb je geen grote servers meer nodig en heb je ook geen kosten meer voor service en onderhoud. Je betaalt een vast maandbedrag (dat je vaak ook nog zelf aan kunt passen op basis van het aantal medewerkers dat er gebruik van maakt) en je hoeft je verder nergens meer druk om te maken. En dat werkt wel zo prettig.   

Werkgebied DvD-ICT

Breda, Oosterhout, Etten-Leur & Roosendaal.

[wpgmza id=”2″]